Создание электронного архива документов

Утрата или порча документов в процессе осуществления коммерческой деятельности далеко не редкость. Интенсивность работы с документами напрямую зависит от масштабов проектов компании. Защитить бизнес от рисков поможет создание электронного архива. Сотрудники центра юридической поддержки «ССГ Групп» организуют перевод наиболее важных бумаг предприятия в цифровую форму. Процедура занимает от нескольких дней до 2-3 недель и позволяет существенно упростить работу с документами.

Почему современному бизнесу нужен электронный архив?

Копии свидетельств о регистрации, учредительных соглашений, устава, приказов и решений – все это требуется при заключении десятков сделок. В результате бумажные носители документов изнашиваются, голограммы утрачивают четкость, а штампы истираются. Соответственно, у должностных лиц возникают объективные сомнения в подлинности таких бумаг, а считывание информации оказывается невозможным. По статистике, в негодность приходят документы, интенсивно использовавшиеся всего 6-7 лет. Поскольку большинство из них выдается единожды, бизнесмены вынуждены тратить время и деньги на оформление дубликатов.

Электронный архив полностью решает эту проблему. При создании виртуального хранилища наиболее востребованных бумаг организации:

  • ускоряется обмен данными между структурами подразделениями;
  • удешевляется делопроизводство (цифровые копии могут направляться контрагентам электронной почтой);
  • освобождаются площади, используемые ранее для хранения бумажных документов;
  • исключаются риски повреждения, утраты, частичной порчи особо важных бумаг фирмы;
  • владельцу ключа открывается доступ к базе в любой точке мира;
  • обеспечивается защита от кражи ценной коммерческой информации.

К участию в создании архива привлекается квалифицированный юрист по арбитражным делам и корпоративным спорам. Это позволяет учесть требования к доступности сведений, а также прочие правила.

Все государственные органы, суды, а также муниципалитеты активно используют виртуальные системы обмена сведениями. Владельцы цифровых архивов, могут получать согласования и сдавать отчетность исключительно в электронной форме. Это в разы сокращает сроки оформления, влияет на размер государственной пошлины.

Порядок оказания услуги

При обращении клиента в «ССГ Групп» организуется проведение комплексной оценки документооборота. Профессиональные правозащитники анализируют:

  • объем бумаг, подлежащих переводу в цифровой формат;
  • наличие необходимости установки специальных систем доступа;
  • порядок работы с электронными документами.

Компаниям, находящимся на абонентском юридическом обслуживании, предоставляются дополнительные услуги. Так, например, специалисты оценивают значимость документа, предлагают эффективные способы его хранения. По заказу клиентов может проводиться экспертиза ценности бумаг, уничтожение утративших свою ценность материалов, составление актов и протоколов.