Организация хранения документов, передача дел в архив

Одной из наиболее трудоемких и сложных процедур, с которыми сталкиваются современные бизнесмены, является организация хранения документов. Федеральным законом 125-ФЗ устанавливаются строгие правила к формированию архива на предприятии. На сегодняшний день существует сразу несколько десятков категорий бумаг, сроки оперативного и постоянного хранения которых различаются. Абонентское юридическое обслуживание в «ССГ Групп» может включать услугу по сортировке документации, подготовки и передачи дел в территориальные архивы. Клиентам гарантируется полная конфиденциальность, оперативность и законность всех операций.

Какие бумаги необходимо передавать на постоянное хранение?

При оказании услуги юристы руководствуются перечнем 1, утвержденным приказом № 558 Минкультуры РФ. В соответствии с положениями этого нормативного акта срок хранения следующих бумаг составляет:

распоряжения, приказы организаций – 5 лет;
приказы по личному составу – 75 лет;
отчеты о выполнении распоряжений руководства – 5 лет;
регламенты, инструкции, правила — постоянно до замены;
протоколы учредительных собраний – постоянно;
доверенности представительствам и филиалам – 5 лет;
штатные расстановки – 75 лет;
трудовые договоры – 75 лет.

Ежегодно на предприятии должна разрабатываться номенклатура дел. При ее утверждении предусматривается количество и содержание основных папок организации. По сути, это основа всего делопроизводства компании. Именно этот документ будет служить базой для формирования архива фирмы. Ошибки в содержании или форме номенклатуры не допускаются.

По истечении срока хранения, установленного перечнем, бумаги уничтожаются. Если по каким-либо причинам организация не может обеспечить выполнение предъявляемых требований, документы передаются в государственный архив.

Порядок оформления дел

Передать документацию на хранение государства не так просто. В этом вопросе даже опытному бизнесмену потребуется квалифицированная помощь. Юридические услуги предпринимателям и организациям оказываются в следующем объеме:

непосредственное формирование дел (прошивка листов, нумерация страниц, проверка реквизитов, сортировка);
составление описи передаваемых бумаг (наличие одного экземпляра свидетельствует об исполнении обязанности);
взаимодействие с сотрудниками архива;
фактическая доставка документов и передача их на хранение;
подписание акта приема-передачи.

По завершении всех действий специалисты «ССГ Групп» передают клиенту акт и опись, а также представляют бухгалтерские документы на оплату услуг. Расходы на организацию хранения бумаг признаются обоснованными и необходимыми, поэтому учитываются при налогообложении.